GDPR (General Data Protection Regulation) zahteve veljajo za vse entitete, ne glede na njihovo velikost ali vrsto, vključno z velikimi in malimi podjetji, samostojnimi podjetniki, ustanovami, organizacijami, klubi, društvi in podobno. Te zahteve so bile uvedene 25. maja 2018, čeprav je uredba začela veljati že 24. maja 2016. Glavni cilj Zakona o varstvu osebnih podatkov je zagotoviti večji nadzor posameznikov nad njihovimi osebnimi podatki znotraj Evropske unije. Enotna pravila za varstvo osebnih podatkov tako obvezujejo vse organizacije, ki poslujejo v EU.
Kaj pravi Zakon o varstvu osebnih podatkov in kdo, kje ter zakaj ga je potrebno upoštevati, predstavljamo v nadaljevanju.
Zakon za vse, ki pri delu upravljajo z osebnimi podatki
Zakon o varstvu osebnih podatkov velja za vse, ki zbirajo in uporabljajo osebne podatke, tudi če gre le za zbiranje elektronskih naslovov in pošiljanje pošte naročnikom, strankam ali kupcem. V skladu z GDPR so osebni podatki definirani kot katerakoli informacija, ki se nanaša na določenega ali določljivega posameznika, določljiv posameznik pa je oseba, ki jo je mogoče neposredno ali posredno identificirati.
Takšne identifikacije lahko vključujejo:
- Ime in priimek
- Naslov
- Elektronski naslov
- Telefonsko številko
- Uporabniško ime
- IP naslov
- Druge spletne identifikatorje
Vse zgoraj navedene informacije Zakon o varstvu osebnih podatkov obravnava kot osebne podatke.
Prednosti, ki jih prinaša Zakon o varstvu osebnih podatkov
Zakon o varstvu osebnih podatkov ureja vse postopke zbiranja in obdelave osebnih podatkov, kar vpliva na vse strani, vključene v te procese. Tako omogoča več pravic končnim uporabnikom in jim daje več nadzora nad njihovimi osebnimi podatki.
Izvajanje zakonodaje o varstvu osebnih podatkov prinaša številne prednosti, tudi če jo nekatera podjetja še vedno vidijo kot obremenitev. Nekatere od teh prednosti so:
- Lažja avtomatizacija poslovnih procesov
Skladnost z GDPR in drugimi zakoni o varstvu podatkov lahko podjetjem pomaga avtomatizirati določene postopke in operacije.
- Povečano zaupanje in kredibilnost
Ko stranke vedo, da podjetje ceni in varuje njihove osebne podatke, se njihovo zaupanje v podjetje poveča.
- Boljše razumevanje zbranih podatkov
Zakon o varstvu podatkov prisili podjetja, da razumejo, katere podatke naj zbirajo in zakaj, kar lahko privede do boljših poslovnih odločitev.
- Izboljšano upravljanje podatkov
Skladnost z GDPR lahko vodi do bolj učinkovitega in doslednega upravljanja podatkov.
- Zaščiten in izboljšan ugled podjetja in blagovne znamke
Skladnost z zakonodajo o varstvu podatkov lahko pomaga zaščititi ugled podjetja in celo izboljšati njegovo percepcijo na trgu.
- Zagotavljanje zasebnosti
Zadnji, a nič manj pomemben vidik, je, da skladnost z zakonodajo o varstvu podatkov podjetjem pomaga zagotoviti zasebnost svojih strank, kar je osnovna človekova pravica.
Ključni elementi za zagotavljanje skladnosti podjetja z Zakonom o varovanju osebnih podatkov
Za ustrezno upoštevanje Zakona o varovanju osebnih podatkov, podjetja potrebujejo naslednje:
- Razumevanje in zavedanje Zakona o varstvu osebnih podatkov
Pomembno je, da se vodstvo in zaposleni v podjetju zavedajo zahtev GDPR in kako te vplivajo na poslovanje podjetja. To lahko vključuje usposabljanja in izobraževanje zaposlenih.
- Imenovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov
Velika podjetja ali podjetja, ki obdelujejo občutljive podatke, morajo imenovati osebo, ki bo odgovorna za spremljanje skladnosti z GDPR ter bo kontaktna točka za nadzorne organe in posameznike, katerih podatki se obdelujejo.
- Pregled podatkov
Podjetja morajo vedeti, katere osebne podatke zbirajo, od kje so prišli, kako se uporabljajo in kdo ima do njih dostop. Prav tako morajo biti sposobna dokazati, da imajo pravno podlago za obdelavo teh podatkov.
- Politike zasebnosti in soglasja
Podjetja morajo imeti jasne in razumljive politike zasebnosti, ki opisujejo, kako obdelujejo osebne podatke. Prav tako morajo pridobiti jasna in prosta soglasja za obdelavo osebnih podatkov, kjer je to potrebno.
- Varovanje podatkov
Podjetja morajo uporabljati ustrezne varnostne ukrepe za zaščito osebnih podatkov, ki jih zbirajo in obdelujejo. To lahko vključuje fizične, tehnične in organizacijske ukrepe.
- Postopke za obravnavanje kršitev varstva podatkov
Podjetja morajo imeti postopke za prepoznavanje, preiskovanje in poročanje o kršitvah varstva podatkov.
- Upravljanje pravic posameznikov
Podjetja morajo imeti postopke za obvladovanje zahtev posameznikov glede njihovih pravic, kot so pravica do dostopa, izbrisa, popravka, omejitve obdelave in prenosljivosti podatkov.
- Vrednotenje in pregled
Skladnost z zakonom je stalni proces. Podjetja morajo redno pregledovati in posodabljati svoje postopke in politike, da bi zagotovila, da ostajajo skladna s predpisi.
Ne tvegajte, kazni so visoke
Zakon o varstvu osebnih podatkov je nadzornim organom za varstvo osebnih podatkov zagotovil več podpore pri določanju kazni za kršitve zakonodaje.
- Za manj resne kršitve so predvidene globe ali denarne kazni, ki znašajo do 10 milijonov evrov ali do 2% skupnega letnega prometa podjetja na svetovni ravni za preteklo finančno leto. Upošteva se višji znesek.
- Za resnejše kršitve je predvidena denarna kazen v znesku do 20 milijonov evrov ali do 4% skupnega letnega prometa podjetja na svetovni ravni za preteklo finančno leto. Tudi v tem primeru se upošteva višji znesek.
Zakon o varstvu osebnih podatkov predstavlja temeljni steber za zaščito osebnih podatkov in zasebnosti posameznikov v digitalni dobi. Kljub temu, da ga nekatera podjetja vidijo kot breme, pa lahko pravilna implementacija in upravljanje tega zakona prinese številne prednosti, vključno z večjim zaupanjem strank, boljšim upravljanjem podatkov in izboljšano poslovno učinkovitostjo. Zakon o varstvu osebnih podatkov ni le pravni zahtevek, temveč je priložnost za podjetja, da pokažejo, kako resno jemljejo zasebnost svojih strank in da z njimi gradijo močne, zaupanja vredne odnose.